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Il Garante Privacy, nella Newsletter n. 439 del 29 marzo 2018, è intervenuto sul controllo massivo e sulla conservazione illimitata delle email dei dipendenti durante l’orario lavorativo.

 

Nello specifico, l’Autorità ha vietato la memorizzazione indiscriminata ed indeterminata di dati esterni personali raccolti nel corso di un biennio da una società nei confronti di un proprio lavoratore subordinato che scambiava email con altri colleghi e collaboratori. Licenziato, il provvedimento disciplinare è stato poi annullato dal giudice del lavoro. La società, deve limitarsi, come precisato dal Garante, a conservare informazioni ai soli fini della tutela dei diritti nel giudizio pendente.

La società, ritenuta responsabile di gravi violazioni, non solo non aveva comunicato modalità e finalità di raccolta e conservazione dei dati, ma, mantenendo i dati del dipendente anche dopo l’interruzione del rapporto, era venuta meno ai principi di liceità, necessità e proporzionalità previsti dal Codice privacy.

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A parere del Garante, infatti, il datore pur disponendo del potere di controllo sull’adempimento delle prestazioni e sull’uso corretto degli strumenti di lavoro, avrebbe potuto agire in modo più efficiente e rispettoso della riservatezza dei propri sottoposti con la predisposizione di sistemi di gestione documentale che individuassero in automatico i documenti da archiviare.

Inoltre, l’Autorità ha sottolineato che il datore non è autorizzato ad un controllo massivo, prolungato ed indeterminato, che risulti lesivo della libertà e della dignità del lavoratore. Infine, è stato specificato che, dopo la cessazione del rapporto, la casella di posta elettronica deve essere disattivata e rimossa.

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